A nagy álmok és a rideg valóság
A saját vendéglátó egység nyitása izgalma könnyen elsodorhat, de itt dől el, hogy a vállalkozás túléli-e az első éveket. A vágyvezérelt gazdasági és pénzügyi előrejelzés irreális számokat tud megszülni az Excel táblázatokban. Amikor pedig nem jönnek a számok elkezdődik a bűnbakkeresés, a már-már boszorkányüldözés szerű felelős keresés elsőnek külső okokat fog találni és megnevezni. A valós problémát viszont nem találja meg, mivel a helyzet nem javul, ne tovább romlik, így házon folytatódik a bűnös keresése, ez barátságok végét, ne adj Isten családon belüli összeveszéseket eredményez. A nehéz pénzügyi helyzet miatt és a nem rentábilis működés eredményeként a tulajdonos(ok) kénytelen plusz tőkét bevonni, ami meg tudja roppantani a családi kasszát is. Ha a lavina nem áll meg időben, akkor ennek katasztrofális következménye is lehet.
Az ilyen szintű eszkalációt mindenképp el kell, és el is lehet kerülni, ehhez gondos pénzügyi tervezés, a realitás talaján való elhelyezkedés, objektív szemlélet, és vészforgatókönyv is kell.
Ebben a részben gyakorlati pénzügyi tervezési lépéseket, megtakarítási stratégiákat és a helyszín- illetve piacelemzés alapjait veszem végig, hogy reális képed legyen a költségekről és a bevételekről.
Pénzügyi tervezés — tegyük rendbe a számokat
Induló költségek listája nagyon fontos, ebben beletartozik az építési/átalakítási munkák díja, bútorok beszerzése, konyha felszerelése, egyéb szerviz eszközök megvétele. Nem szabad elfelejteni, hogy ezek a tételek mind-mind könnyen elszállhatnak, érdemes megválogatni, hogy mire mennyit költ az ember. Valamit érdemes használtan megvenni, soha ne feledd az Első Számú Aranyszabályt:
“A lista mindig hosszabb, a pénztárcád pedig mindig vékonyabb, mint gondolnád.”
A szabály bizonyítására itt van még pár tétel az induló költségek listájához: engedélyek, szoftverek, nyitókészlet, egyéb alapanyagok, jogi és könyvelési díjak.
A legnagyobb feneketlen gödörnek a marketing kiadást szokták említeni. Soha nem fogod megtudni valójában mennyi plusz vendéget hoz be a marketing, a marketinges szakemberek kitűnő kimutatásokat fognak tudni az orrod alá dugni, de az elért emberek száma nem egyenlő a potenciális vásárló és plána nem a megvalósult vásárló számával. A cél pedig még ennél is több: minél több visszatérő elégedett vásárlót kell generálni.
Az induló költségek mellett a folyamatos kiadási oldalt gyűjtőnévként a Működési költségek oszlop tartalmazza majd az Excel táblázatodban. Ezek a teljesség igénye nélkül: bérek és járulékok, alapanyagok, közüzemek, bérleti díj, biztosítások, karbantartás, szemétszállítás, Artisjus, marketing, banki díjak, könyvelő. Ezek között vannak fix és változó költségek, a gondos gazda nem csupán elkönyveli, mondván: hát ezeket tudom, működési költségek, fizetni kell. Tévedés! Mi a GastroMentorsnál tudjuk, hogy kell ezeket kordában tartani, hanem folyamatosan monitorozva kell a megfelelő mederben tartani őket.
A változó működési költség egyik leginkább szemléletes példánya az alapanyagköltség azaz elábé. Ez nagyon sok tényezőtől függ, amik mind-mind beszámítanak, és komplex kalkulációvá teszi az egyébként ránézésre egyszerű kérdést. Sokan abba a hibába esnek, hogy csupán a beszerzési ár és eladási ár eladási ár arányát nézik. Pedig bizony az alapanyag felhasználás, a selejt mértéke, de még a személyzeti étel is beleszámít.
A GastroMentors csapata a hosszú évek tapasztalatai alapján felállította azokat a fő ellenőrzési szempontokat, illetve rengeteg elvégzett számítás, kalkuláció után azokat a rendszereket, amik biztosan és garantáltan segíthetnek kordában tartani a költségeket. Emellett úgy tudnak javítani az elábé szintjén, hogy azt ne a minőség szenvedje meg. Ez mindenképp segíthet a vállalkozásodnak.
A pénzügyi tervezés fontos része a cashflow-prognózis, a GastroMentors azt javasolja, hogy készíts legalább 12 havi havi cashflow-t, ami az alábbi dolgokat tartalmazza: bevételek, kiadások, beruházások, adók. Mindenképpen figyelembe kell venni a szezonalitást és az egyes hónapok alacsonyabb forgalmát.
A GastroMentors második Aranyszabálya:
“Mindig jön egy váratlan kiadás, amikor már pont hátradőlnél, és elégedetten arra gondoltál, hogy mindent számításba vettél, mindenre felkészültél…akkor jön a hidegzuhany.”
A váratlan, bele nem kalkulált kiadás meg tudja borítani a cash-flow kalkulációt. Szinte minden vendéglátós tudja, hogy milyen rossz érzés a sok-sok munkaóra alatt összerakott Excel táblázatot újrakezdeni, mert valami borítja a kifeszített pénzügyi mozgásteret. A GastroMentors csapata az ilyen helyzetekre is felkészít, konzultációink során mindenre alaposan felkészítjük ügyfeleinket.
A költségek közül magasan a legnagyobb tétel a személyzeti költség. Ez az a tétel, aminél a legjobban észnél kell lenni. Mind az összlétszámot, mind az egyes műszakok létszámát optimalizálni kell. Ehhez nem elég az Excel táblázat, ami megáll a papíron, azt a valóság egy perc alatt el tudja mosni. A megfelelő munkaszervezés, és a minőségi munkaerő kiválasztása, kitanítása mind a munkavállalók, mind a munkáltató érdeke. Ez az a mentalitás, amit mi is képviselünk. Dobó István az Egri Csillagokban úgy fogalmazott: “Inkább kevés oroszlán, mint sok nyúl”.
Helyszínválasztás — több, mint forgalom
A megfelelő helyszín kiválasztásakor nem feltétlen a lokáció, és az átmenő forgalom kell hogy döntsön. Ugye senki nem látott Gucci márkaboltot aluljáróban? Ez nem véletlen, nem releváns a közönség. A Rolex sem a Muzsika tv-ben hirdet, hanem a Rolland Garroson.
Fel kell tenni a megfelelő kérdéseket a nyitás előtt, fontos a célcsoport és koncepció egyeztetése: kinek szól a hely? Fiatalok, családok, üzleti vendégek? A koncepció meghatározza a hely karakterét és árképzését.
Láthatóság vs. költség: belvárosi, utcafronti hely magas bérleti díjat hoz, de nem biztos, hogy a célcsoportod ott van. Ahogy azt láthatod számos olyan tényező van, ami befolyásolja üzleted sikerét, vagy esetleges bukását. Például a versenytárs-elemzés: hány hasonló hely van 500 m-es körön belül? Mit csinálnak jól, hol elégedetlenek a vendégek? Demográfia és mobilitás: tanulmányozd a környék lakossági összetételét (életkor, jövedelem), munkahelyi forgalmat, eseményeket, közlekedést.
A pénzügyi tervezés és a helyszínválasztás kéz a kézben jár: jó számok helyes helyszínen működve hoznak növekedést. Ez egy komplex témakör, egy üzlet nyitásakor a vállalkozó nem biztos hogy tudja miket kell hogy megvizsgáljon, vagy ha tudja nem biztos hogy van rá elég ideje, vagy kedve. Pedig ha ezeket a kérdéseket nem elemzi ki alaposan, akkor könnyen lehet, hogy már a nyitás előtt bukásra van ítélve a projekt.
